Là một công cụ mạnh mẽ trong xử lý bảng tính và dữ liệu của nhà phát triển của Microsoft, Excel luôn là lựa chọn cho những phần mềm tính toán số liệu từ đơn giản đến phức tạp. Tuy nhiên, đối với những người mới bắt đầu làm quen với Microsoft Office, đặc biệt là Excel thì vẫn chưa thực sự hiểu ứng dụng này là gì? Sau đây hãy cùng scottbenefield.com khám phá Excel là phần mềm gì nhé.
I. Excel là phần mềm gì?
1. Excel là gì?
Microsoft Excel là phần mềm xử lý bảng tính trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi chép, trình bày thông tin đã xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán, xây dựng các số liệu thống kê.
Các trang tính (sheet) của Excel bao gồm các hàng (row) và cột (colum). Giao điểm giữa hai thành phần này được gọi là ô (cell). Địa chỉ của một ô dữ liệu được xác định bởi một chữ cái đại diện cho một cột và một số đại diện cho một hàng.
Microsoft Excel cùng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất được tích hợp trong mọi phiên bản của Microsoft Office.
2. Cấu trúc 1 bảng tính
Một bảng tính sẽ bao gồm nhiều thành phần cấu tạo nên:
- Bảng tính – Sheet: Mỗi bảng sẽ có hơn 4 triệu ô nên người dùng có thể thoải mái nhập dữ liệu trên đây.
- Cột – Column: Là tập hợp nhiều ô được tính theo chiều dọc và có độ rộng mặc định là 9 ký tự. Một bảng tính sẽ có 256 cột và được đánh theo ký tự A, B, C, D, E, F, G,…
- Dòng – Rows: Là tập hợp các ô được tính theo chiều ngang và có chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm. Một bảng tính sẽ có ít nhất là 16384 dòng và được đánh theo ký tự số từ 1, 2, 3, 4, 5,…
- Ô – Cell: Là điểm giao giữa dòng và cột. Mỗi ô sẽ được xác định tọa độ bằng ký tự của cột và số thứ tự của dòng. Ví dụ như A3, D7, E1,…
- Vùng – Range: Đây là tập hợp của nhiều ô và được xác định bằng tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Ví dụ: C3:C5, D2: E6,…
- Sổ tay – Workbook: Thông thường sẽ có 1 – 255 Sheet. Workbook có tác dụng dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị,… mà có sự liên kết với nhau.
3. Các phiên bản của Excel
Excel đã ra đời từ rất lâu, tính đến nay đã có 6 phiên bản. Trong đó phiên bản được sử dụng nhiều nhất là Excel 2016 và phiên bản mới nhất là Excel 2019. Nếu đang dùng phiên bản 2003 hoặc 2007 thì bạn cũng cần nâng cấp lên phiên bản mới để sử dụng được nhiều tính năng của phần mềm.
- Phiên bản Excel 2003 ra mắt ngày 19/08/2003
- Phiên bản Excel 2007 ra mắt ngày 30/01/2007
- Phiên bản Excel 2010 ra mắt ngày 15/06/2010
- Phiên bản Excel 2013 ra mắt ngày 29/01/2013
- Phiên bản Excel 2016 ra mắt ngày 22/09/2015
- Phiên bản Excel 2019 ra mắt ngày 24/09/2018
4. Kiểu dữ liệu của Excel
Trong Excel sẽ bao gồm các kiểu dữ liệu:
- Kiểu dữ liệu chuỗi: Bao gồm các chữ cái từ A – Z, các ký tự đặc biệt hay một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự.
- Kiểu dữ liệu số: Bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9, cả số âm và số dương.
- Kiểu dữ liệu thời gian: Bạn có thể nhập theo kiểu ngày tháng năm hoặc giờ phút giây.
- Kiểu dữ liệu dạng Boolean: Kiểu này sẽ trả về dạng True/False.
- Kiểu dữ liệu công thức: Bạn sử dụng các công thức toán tử hay các dấu so sánh.
II. Các tính năng nổi trội của Excel
Một số tính năng cơ bản của Excel như:
Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào một trang tính, sau đó lưu lại và mở ra khi sử dụng.
Hỗ trợ công thức tham gia tính toán: Có nhiều công thức có thể tính toán như: SUM, TODAY, IF、…
Biểu đồ: Dựa vào dữ liệu đã cho, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ đánh giá.
Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
Hỗ trợ bảo mật: Hỗ trợ người dùng đặt mật khẩu khi mở file.
III. Ứng dụng của Excel
Có thể nói Excel là một phần mềm rất đa năng, nó có thể được sử dụng trong nhiều ngành nghề, công việc, tình huống khác nhau… Do đó, các chức năng của phần mềm cũng đa dạng không kém. Điểm qua một số ứng dụng phổ biến trong Excel:
Nhập liệu: Cho phép người dùng nhập dữ liệu và lưu dữ liệu vào trang tính để khi cần có thể mở ra sử dụng ngay.
Xử lý thông tin: Excel hỗ trợ các công thức và hàm để tính toán dữ liệu một cách tối ưu và nhanh chóng.
Trình bày thông tin tối ưu: Ngoài việc trình bày thông tin dưới dạng văn bản, ứng dụng cho phép người dùng vẽ biểu đồ dựa trên dữ liệu người dùng nhập vào để tạo ra cách trình bày khách quan, dễ hiểu hơn.
Liên kết dữ liệu: Phần mềm này cho phép tạo và liên kết nhiều bảng tính với nhau để người dùng có thể liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau.
Phân tích dữ liệu: Bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác nhau, từ việc tạo các báo cáo hiệu suất phức tạp đến các phép tính giả định dựa trên phân tích Excel. Hệ thống phân tích dữ liệu khác có sức mạnh và tính linh hoạt vượt trội so với tất cả các hệ thống theo dõi khác trên thị trường.
Bảo mật thông tin: Có thể cho rằng đây là một tính năng quan trọng có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn mà không sợ bị thay đổi. Bạn có thể xuất tệp dưới dạng PDF không tùy chỉnh hoặc đặt mật khẩu khi mở tệp Excel.
Ngoài những tính năng thường dùng ở trên, phần mềm này còn cung cấp nhiều tính năng khác vô cùng hữu ích cho các mục đích sử dụng khác nhau.
IV. Kết luận
Trên đây là những thông tin cơ bản của phần mềm Excel là phần mềm gì, một số kiến thức cần biết để sử dụng phần mềm. Mong rằng qua nội dung bài viết chuyên mục thuật ngữ trên các bạn có thể hiểu rõ hơn về phần mềm phục vụ công tác kế toán, nâng cao hiệu quả, giúp công việc tính toán trở nên dễ dàng hơn.